Mulţi dintre noi vom fi nevoiţi, la un moment dat, să scriem un mail oficial, destinatarul fiind o persoană importantă pentru noi. Un angajator, un şef, un colaborator cu care vrem să construim sau să menţinem o relaţie profesională de lungă durată.

Atunci când scriem un mail oficial trebuie să avem în vedere câteva reguli

Articolul continua dupa recomandari

Cum să scrii un mail oficial. Niciodată să nu începi un e-mail cu "Bună ziua"

Aşadar, în privinţa scrisorilor şi a mailurilor oficiale, este necesar să ştim următoarele:

Virgulă după formula de adresare: "Stimate domnule," sau "Stimată doamnă,".

De reţinut că "Domnule" şi "Doamnă" sunt formele de vocativ ale substantivului şi nu au vreo legătură cu articolul. De asemenea, forma de adresare "Stimate domnule" este corect, "Stimate domn", nu este corect. "Stimată doamnă" este corect, "Stimata doamna" (fără diacritice) nu este corect.

Numele este suficient: "Stimate domnule Popescu,", "Stimată doamnă Popescu,"

Formula de politeţe ne obligă să folosim numele (de familie) şi nu prenumele, chiar şi în comunicarea orală. "Domnule Popescu" este corect, "Domnule Mihai", nu este corect. "Doamnă Popescu" este corect, "Doamnă Mihaela", nu este corect.

De asemenea nu se foloseşte şi numele şi prenumele în formula de adresare a unei scrisori:

"Stimate domnule Popescu," este corect, "Stimate domnule Mihai Popescu," nu este corect. "Stimată doamnă Popescu," este corect, "Stimată doamnă Mihaela Popescu," nu este corect.

Nume sau titlu. Niciodată amândouă: "Stimate domnule primar," "Stimată doamnă primar,"

"Stimate domnule primar Popescu," sau "Stimată doamnă primar Popescu," sunt forme greşite de adresare. Dacă vă adresaţi unei persoane care are mai multe titluri (este director al unei companii, primarul localităţii şi rector al Universităţii Bucureşti), alegeţi titlurile relevante pentru scrisoarea/e-mailul vostru.

Dacă-i scrieţi ca să astupe o groapă din asfalt, atunci vă veţi adresa cu „Stimate domnule primar”. Dacă sunteţi un afacerist şi doriţi să-i propuneţi o colaborare cu firma pe care o conduce, scrieţi „Stimate domnule director”. Dacă este vorba despre un rector care trebuie să vă semneze o diplomă, scrieţi "Stimate domnule rector".

Nu folosiţi niciodată abrevieri atunci când scrieţi un e-mail

Nu folosiţi niciodată "dl", "dna" sau alte forme fanteziste de prescurtare. Este greşit şi inestetic.

Niciodată să nu vă adresaţi într-un e-mail cu "domnişoară"

Dacă nu sunteţi siguri ce vârstă are femeia căreia vă adresaţi, folosiţi apelativul "doamnă". De asemenea, nu folosiţi domnişoară cu o femeie de peste 30 de ani. Chiar dacă este necăsătorită. Nu întrebaţi niciodată cum preferă să i vă adresaţi. Nu este politicos.
De asemenea, nu este politicos ca o doamnă să îl corecteze pe domn spunându-i să i se adreseze cu "domnişoară". Cel mai bine, folosiţi "domnişoară" doar cu destinatare despre care sunteţi absolut sigur că au sub 20 de ani.

Greşeală fatală. Nici o scrisoare sau e-mail nu începe cu "Bună ziua,"

Orice altceva în afară de "Bună ziua". Orice: "Stimate domnule Popescu", "Domnule Popescu", "Domnule primar", orice altceva în afară de bună ziua. Deşi utilizat în vorbire, în scries este un termen foarte impersonal, oribil şi total greşit. (sursa)